مقومات النظام المحاسبي الفعال
كونك محاسب لبد من
معرفة النظام قبل مقومات النظام
النظام :هو
عبارة عن مجموعة من العناصر التي تتفاعل مع بعضها البعض من جل تحقيق هدف معين .
اما النظام المحاسبي :هو
عبارة عن مجموعة من العناصر أي المقومات التي تتفاعل مع بعظها البعض وذلك بغرض
تحليل وتسجيل الاحداث الاقتصادية من اجل قياس نتيجة نشاط المنشاة من ربح او خسارة
خلال فترة معينة وكذلك اظهار المركز المالي للمنشاة في فترة معينة .
اما عن مقومات النظام
المحاسبي فان أي نظام في هذه الحياة من لبد ان يقوم على مقومات.
ومقومات النظام المحاسبي هي :
v الكادر البشري
v الدفاتر والسجلات
المحاسبية
v الدليل المحاسبي
v الدورة المستنديه
v المبادئ والفروض
والاعراف والمعايير المحاسبية
v القوانين والتشريعات
v اللوائح ونظام
الرقابة الداخلية
وهنا سوف نوضح المقومات بشي من التفصيل كتالي :
ý
الكادر البشري :
يعتبر الكادر البشري من المقومات الرئيسية للنظام المحاسبي والذي لا يقوم
الا به والمتمثل في المحاسبين والمراجعين الداخليين ومشغلين النظام ومدخلين
البيانات مثل مرحل المخازن والمبيعات والتخطيط ومختص الاجور
ýالدفاتروالسجلات
المحاسبية :
وهنا يوجد حالتين في حال تطبيق المحاسبة اليدوية وفي حال استخدام
المحاسبة الإلكترونية وسوف نوضح الحالتين كتالي :
اولا- في ظل استخدام المحاسبة اليدوية :فان النظام المحاسبي يتطلب الدفاتر
المحاسبية التالية (دفتر اليومية العامة – دفتر الاستاذ العام – والدفاتر المساعدة)
وذلك حسب الطريقة المحاسبية المستخدمة ويجب ان تتوفر في هذه الدفاتر الصفة
القانونية ومختوم عليها من الجهات المعنية من الجهات الحكومية .ولا يجوز الشطب
فيها والتعديل وفي حالة وجود أي خطاء يتم معالجته وفقا للطرق المحاسبية المتعارف
عليها لتصحيح الاخطاء المحاسبية .
ثانيا- في ظل استخدام المحاسبة الإلكترونية : فإنها تطلب كلا من (نظام
محاسبي الالي سوى تم استخدام الجداول الإلكترونية اكسل او استخدام انظمة ERP والذي يصمم في احد لغات البرمجة مثل اوراكل – اجهزة الكمبيوتر – سيرفرات
يتم حفظ البينات فيها – وشبكة انترنت – وغيرها من المتطلبات الإلكترونية )
ý
الدليل المحاسبي:
الدليل المحاسبي او ما يسمى شجرة الحسابات هو ترميز جميع الحسابات حيث
يأخذ كل حساب رقم معين متسلسل في المجموعة
الذي يتبعها أي يتم تقسم الحسابات الى اربع مجموعات رئيسية الاصول والخصوم والمصروفات والايرادات وكل واحد
يأخذ رقم معين ويفتح عدة مجموعات تحت كل نوع من انواع الحسابات السابقة .
ý
الدورة المستندية :
تعتبر المستندات هي
دليل الاثبات التي بموجبها يقوم المحاسب بقيد العمليات المالية في الدفاتر
والسجلات المحاسبية او النظام المحاسبي الالي .
اما عن الدورة المستنديه :
هي الطريق الذي يسلكها المستند من اجل اتمام عملية مالية معينة وفقا لنظام الرقابة
الداخلي و اللوائح التي يعمل بها داخل المنشاة .ومثل على الدورة المستنديه (الدورة
المستندية للمبيعات – الدورة المستندية للمشتريات – الدورة المستندية للأجور وغيرها من الدورات المستندية) ومن اجل
التوضيح اكثر سوف نشرح لكم بشكل مبسط الدورة المستندية للمشتريات والتي تتكون من
التالي :
v
طلب شراء
v
عروض اسعار
v
فاتورة
v
تصريح الدحول
المنشاة ان وجد
v سند فحص وستلام مخزني
وهنا سوف نسلط الضوء على المكونات اعلاه من اجل توضيح محتويات كل
مستند وماهي الفائدة منها كتالي :
ü
طلب الشراء :
هو عبارة عن نموذج يوضح فيه المواد المراد شرائها ويوقع علية من قبل
كلا من :
1- القسم الطالب : وهذا التوقيع يفيد ان القسم يحتاج الى هذه المواد وعلى مسئولية وذلك
من اجل تجنب شراء مواد ليس نحتاجها
2- امين المخازن : وهنا يتضح لنا انه لا يوجد مخزون لدينا من المواد التي طلبت وانما
يتم شرائها .
3- الادارة العليا : من اجل عدم العشوائية في عملية المشتريات يجب ان يعتمد طلب الشراء من
الادارة العليا ولا يحق ل مختص المشتريات القام بشراء أي مواد الا باعتماد الادارة
العليا .
ومن خلال الطرح
السابق نامل ان نكون وضحنا لكم اول مستند من مستندات المشتريات المحلية من حيث
المحتوى وكذلك دورة في احكام العملية وسوف ننتقل الى المستند الثاني وهو عروض
الاسعار .
ü
عروض الاسعار :
من اجل ان نظمن ان نحصل على حاجتنا من السوق بالجودة المطلوبة وباقل
الاسعار الممكنة يجب ان يتم البحث عن عدة عروض اسعار من عدة موردين واختيار الافضل
من حيث السعر والجودة .
ü
الفاتورة :
تعتبر الفاتورة دليل اثبات لعملية الشراء حيث يجب ان توضح كلا من هل
نقدا ام اجل واسم المورد وجميع بيانات الخاصة به وكذلك بينات المواد المشترة من
حيث الاسم والكمية والسعر ومن خلال البيانات اعلاه يتم قيد الفاتورة للمورد اذا
كانت اجل او الى حساب مندوب المشتريات اذ كانت نقدا .
ü
تصريح الدخول :
طبعا هذا في حالة المنشاة الكبيرة فمن اجل ضمان دخول المواد الى
المنشاة يجب ان يتم عمل تصريح دخول من قبل مراقب البوابة الرئيسية في المنشاة ويحتوي على كلا من جميع بيانات المواد الداخلة
من حيث الاسم والكمية والمورد ورقم الفاتورة وتاريخ الدخول .....الخ
ü
الفحص والاستلام المخزني :
تعتبر بيان يوضح فيه كلا من جميع بينات المواد الواردة ويوقع علية من
طرفين الاول – الفاحص :
وهو الفني المختص وتوقيع بمثابة افادة ان المواد الواصلة مطابقة للموصفات المطلوبة
.الثاني – المستلم وهو
امين المخزن ويفيد انه استلم المواد ويتم توريدها رصيد مخزني عهدة امين المخزن .
فمن خلال الدورة المستندية السابقة تنشاء عمليتان الاولى توريد المواد رصيد
مخزني والثاني قيد
الفاتورة في الدفاتر او النظام المحاسبي
لصالح المورد او مسؤول المشتريات اذ كانت نقدا
ýالمبادئ
والفروض والمعايير والاعراف المحاسبية :
تعتبر المبادئ والفروض والمعايير والاعراف المحاسبية المرجعية والدليل
المهني للمحاسب عند ممارسة مهنتة حيث ترشيده في كيفية القياس والعرض والافصاح
للاحداث الاقتصادية في المنشاة وذلك من اجل تحقيق الهدف الرئيسي لنظام المحاسبي
.والسبب في الاستناد للمبادئ والفروض والمعايير والاعراف المحاسبية في ممارسة
المحاسبة والمراجعة نظرا لعدم القدرة للتوصل الى نظرية محاسبية شاملة .
ýالقوانين
والتشريعات :
تعتبر القوانين والتشريعات من مقومات النظام المحاسبي الرئيسي حيث على
المحاسب عدم مخالفة ما جاء في القوانين والتشريعات التي اصدرتها السلطة في البلد الذي يعمل فيها
ومثل على هذه القوانين (قانون العمل – قانون الضرائب – قانون الاستثمار – قانون
الشركات – القانون التجاري – وغيرها من القوانين ذات الصلة)
ýاللوائح
ونظام الرقابة الداخلية :
من مؤشرات النجاح والتقدم للشركات انها تعمل وفقا للوائح ونظام
للرقابة الداخلية حيث ان الشركات التي
تعمل بشكل عشوائي والتي لا تحكمها لائحة ولا نظام
تكون بيئة خصبة للاختلاس والتلاعب وضياع حقوق الاخرين مع عدم المحافظة على
اصول المنشاة وتكون مدخلات النظام المحاسبي غير دقيقة وهذا سيجعل من مخرجات النظام
المحاسبي معلومات خاطئة ولا تعبر عن نتيجة نشاط المنشاة ولا عن وضعها المالي لذلك
تعتبر اللوائح ونظام الرقابة الداخلية من المقومات الاساسية للنظام المحاسبي
الفعال من اجلا تلاشي ما ذكر اعلاه .
بقلم أ/عدنان حمادي – اليمن